Как сделать свое участие в профильной выставке максимально эффективным и сэкономить

Участие в профильной выставке часто становится одним из ключевых событий для компании в году. Особенно, если она относится к среднему и малому бизнесу. Это возможность получить новых клиентов, обзавестись полезными связями и новыми партнерами, напомнить заказчикам о себе, оценить предложения конкурентов.

Выставка – это также шанс заключить новые договора, вывести на рынок новый продукт или развить новое направление коммерческой деятельности, да и просто проанализировать актуальное состояние рынка (Кстати, не пренебрегайте иногородними выставками, если ваша компания предоставляет товары и услуги не только в вашем городе).

К выставке готовятся, ее ждут, планируют время специалистов, разрабатывают эффектный дизайн стенда и ищут, где заказать полиграфию. И все же иногда в предвыставочной суете компании, которые еще не успели приобрести в этом вопросе достаточно опыта, допускают ошибки и упускают из виду важные детали. А учитывая, во сколько обходится небольшой компании такой промоушн, ошибки стоят немалых денег.

В Англии и США проводили исследования, пытаясь оценить, от каких факторов в большей степени зависит успешность экспонента на подобном мероприятии. В итоге сделали вывод, что 80% эффективности выставки «делают» хорошо подготовленные менеджеры, которые настроены на активную работу с аудиторией. Грубо говоря, счастье в хорошем продажнике. Но это одна сторона медали, другая все же кроется в том, что хорошим менеджерам необходимы:

• Четкий план-график работы на выставке (кто, в какое время где находится, кто с кем общается и встречается, кто за что отвечает на стенде);
• Хорошая техническая оснащенность стенда (чтобы все, что должно работать, работало);
• Удачная организация релакс-зоны для гостей (места, где будут вестись переговоры с ключевыми фигурами);
• Полный набор печатных и электронных рекламных материалов (дающий исчерпывающую информацию о предоставляемых товарах и услугах).

Итак, чтобы охватить «медаль» полностью, готовиться к выставке необходимо по двум направлениям: работа с менеджерами, работа со стендом. В прочем, есть еще два важных момента: информационная поддержка и подготовка печатных материалов.

Работа с менеджерами: рекомендации

Во-первых, как уже много где говорилось, коллегам необходимо объяснить, что участие в выставке – удовольствие довольно дорогое для компании. А значит, раз уж компания вкладывает в это такие ресурсы, событие очень значимо для ее имиджа.

1. Четкий план и внимание к посетителям

Коллегам также стоит дать понять, что все посетители и участники выставки, которые будут посещать ваш стенд:

• - достойны внимания,
• - имеют ограниченное количество времени (поэтому диалоги с ними должны быть информативными презентационная программа должна быть заранее продумана и длиться не более 10 минут),
• - устают от насыщенного событиями и встречами мероприятия (поэтому, прежде чем переходить к информационному сообщению и презентовать свою компанию, не лишним будет предложить посетителю чашечку кофе или чая).

2. Живое общение

Работа с рекламно-презентационными материалами безусловно очень важна, но она должна подкрепляться живым общением. Если вы просто будете раздавать на выставке буклеты, брошюры и листовки, скорее всего, они затеряются в многочисленных бумажных материалах посетителя и так и «не дойдут» до адресата.

3. Сформулированные цели

Коллегам также необходимо помочь определить четкие цели участия в выставке и поставить связанные с ними задачи. Например, необходимо пообщаться с представителем определенной организации или напомнить о себе бывшим заказчикам, привлечь к стенду сотрудников определенной компании, СМИ, собрать определенное количество контактов, получить информацию о новом продукте конкурентов и т.п.

4. Своевременные действия

Вот еще по-настоящему классный совет: действуйте по горячим следам. Что это значит?

• Встретив потенциального клиента или партнера, постарайтесь сразу договориться с ним о повторной встрече.
• Получив чей-то контакт, сразу после выставки напоминайте о себе – высылайте коммерческое предложение, созванивайтесь, приглашайте посетить другое мероприятие с вашим участием или приехать к вам в офис (или наоборот предлагайте приехать сами). Но тут главное не перегните палку, став навязчивым продавцом.
• В первую очередь предлагайте тот товар/услугу, которой интересуется ваш клиент в данный момент. Не пытайтесь в довесок сразу предложить все возможное. Но на те вопросы, которые волнуют клиента, постарайтесь отвечать максимально подробно. Не можете ответить сходу? Узнайте, куда прислать уточненную информацию – возьмите визитку.

Кстати, если выставка международная, позаботьтесь о том, чтобы на ней был ваш представитель, владеющий английским языком.

Работа со стендом

Если ваша компания недавно вышла на рынок, вам стоит уделить стенду особое внимание. Он должен быть ярким, заметным, привлекательным, интересным. И очень желательно, чтобы стенд располагался в удачном месте, там, где будет хорошая проходимость.

1. Заблаговременный выбор места

Чтобы получить удачное место, подать заявку и заключить договор стоит как можно раньше. Минимум за полгода. Обычно все «хлебные» места стремительно разбираются хорошо знающими место проведения титанами. Не поленитесь, если вы никогда не были в месте проведения выставки – внимательно изучите план застройки, отправьте сотрудника «в поле», попросите сделать фотографии и т.п.

2. Правильный выбор размера площади

Вы можете не выкупать большую площадь, но вложиться в красивый стенд вам все-таки придется. Многие компании разрабатывают эксклюзивный дизайн своих стендов, заказывают дополнительные детали экспозиции, технически-сложные декоративные элементы, организуют полноценные фуршеты и привлекательные лаунж-зоны, нанимают промоутеров, которые ходят по всей площади, привлекая внимание и раздавая материалы.

Размер стенда, как мы уже сказали, не обязательно должен быть значительным. Главное, чтобы он позволял вам выполнить главные задачи: продемонстрировать оборудование, провести переговоры, расставить рекламно-презентационные материалы, организовать зону для отдыха сотрудников и посетителей.

Если бюджет совсем невелик, вы можете обойтись и маленьким стендом (от 6 до 12 кв.м.). Такая площадь позволит вам разместить информационную стойку, плакаты и буклетницы. Но в таком случае надо будет сделать ставку на активность сотрудников, которые должны будут привлекать внимание, ходить по выставке и т.п.

Стенд от 12 км.м. позволит вам расположиться более солидно – разместить витрины с образцами. Кстати, витрины для выставки – очень эффективное решение. «Живая» продукция всегда привлекает больше внимания, чем фотографии и картинки. Возможность рассмотреть, потрогать, увидеть в действии привлечет к вашему стенду больше людей.

3. Экономия средств

Также, если хотите сэкономить, утоните, что входит в стандартную застройку стенда, которую предоставляют организаторы. Вы можете взять в аренду стулья, витрину и т.п.

Брать в аренду оборудование можно не только у организаторов выставки, но и в специальных сервисах, которые вы без труда найдете в интернете. Аренда обойдется вам существенно дешевле покупки. При этом перечень сдаваемого в аренду выставочного оборудования достаточно широк – кресла, витрины, стулья, кофемашины и даже цветы! Часть оборудования можно привести из вашего офиса (стулья, чайник и т.п.).

Стоимость подачи электроэнергии или воды, а также монтажных работ, может увеличиваться с приближением к дате старта выставки. Такие вещи лучше заказывать заранее.  

4. Внимание к деталями

Хорошо продумайте освещение стенда, позаботьтесь о дополнительных источниках света.

Если застраиваете стенд сами, без привлечения специалистов комплекса, предварительно изучите все технические требования, допуски и документы, которые необходимо заполнить в таком случае.

Не пренебрегайте деталями и приятными мелочами для гостей – цветы, удобные кресла, свежий кофе и чай, печенье и конфеты. Если находиться у вашего стенда будет приятно, посетители будут задерживаться и приходить еще. Да и ни для кого не секрет, что расслабляющая обстановка способствует благоприятному течению деловых переговоров.

Подготовка рекламных материалов

К списку необходимых рекламных материалов (образцов и полиграфии) нужно подойти очень серьезно. Во-первых, части нужных образцов может просто не оказаться под рукой в последний момент, во-вторых, печать некоторых видов полиграфической продукции тоже потребует времени. А ведь, вероятно, у вас даже есть не все макеты нужных вам буклетов и листовок. Лучше не откладывать эти вопросы на последнюю минуту, чтобы не остаться в итоге без важных помощников – качественных информационных материалов.

Кстати, для комплексных заказов при подготовке к выставке в нашей типографии в Москве действует специальная скидка.

Информационная поддержка

Позаботьтесь о том, чтобы ваши клиенты (которые уже есть) знали о вашем участии в выставке. Разошлите им информационные письма, укажите, где будет расположен ваш стенд, какие менеджеры будут работать на стенде. Можно сделать это в формате личного приглашения.

Организаторы выставки всегда просят заполнить некую форму о компании, которая будет в дайджесте. Не поленитесь хорошо продумать этот блок о вас.

Направляйте пресс-релизы в отраслевые СМИ. Так о вашем участии в выставке будут знать заранее.

Читайте также: Календарь деловых событий (выставок) Москвы: зима 2017-2018г. и Изготовление (печать) бейджей в типографии в Москве